O que é, como fazer e quando utilizar?
A planilha 5W2H é
uma ferramenta administrativa que pode ser utilizada em qualquer empresa a fim
de registrar de maneira organizada e planejada como serão efetuadas as ações,
assim como por quem, quando, onde, por que, como e quanto irá custar para a
empresa.
Seu nome não é por acaso, pois designa uma sigla que contem
todas as iniciais dos processos em inglês, sendo:
1 – What (o que); 2 – Who (quem); 3 – When (quando); 4 – Where (onde); 5 – Why (por que) e 1 – How
(como); 2 – How
Much (quanto)
Existem também duas variações da planilha 5W2H: uma sem
o How Much (quanto custará) formando uma planilha 5W1H ou 5W3H que inclui a etapa “How many”
(quantos).
Importância da planilha 5W2H
Em uma
empresa que deseja crescer e fazer bons planejamentos, a planilha 5W2H é extremamente útil. O melhor é que
pela sua praticidade, ela pode ser feita em organizações de qualquer porte,
pois não necessita de uma equipe técnica especializada desde que tenha alguém
que saiba realizar todo o processo e organizá-lo de maneira a obter muito
sucesso.
É
um método muito simples que agiliza todos os processos de uma empresa, ou seja,
se tempo significa dinheiro, a empresa pode ganhar ainda mais dinheiro com a planilha 5W2H. Além
disso, em um mercado altamente competitivo, a falta de planejamento de ações e
processos pode gerar inúmeros prejuízos, além de perda de vantagem competitiva.
Como fazer a planilha 5W2H
Para fazer
a planilha
5W2H é necessário
ter em mente as causas do problema e realizar cada etapa de maneira cuidadosa
sempre de forma correta. Após o término de sua planilha, ficará algo como o
exemplo abaixo (a ordem das colunas não irá afetar o andamento da planilha
desde que “What” seja feito em primeiro lugar):
1 – What?
Pergunta a ser respondida: O que será feito?
A resposta nada mais é do que o objetivo que você deseja
alcançar. Será feito melhorias na produção, aumento de vendas, etc.?
2 – Why?
Pergunta a ser respondida: Por que isso será feito?
Quais os motivos que justificam o que será feito (What). É para
melhorar algo, resolver um problema ou o quê?
3 – Where?
Pergunta a ser respondida: Onde (em que local) será feito?
Muitos “pulam” esta parte da planilha 5W2H porque consideram que
o local sempre será a empresa em si. É importante detalhar ainda mais o lugar
onde será executada a ação, como por exemplo, o departamento responsável. Se a
empresa for micro ou pequena e não estiver dividida em departamentos, então
pode colocar somente “empresa”.
4 – Who?
Pergunta a ser respondida: Quem irá fazer?
Sabe o seu objetivo inicial (What)? Quem irá te ajudar a
alcançá-lo? Se para chegar lá é preciso a elaboração de diversos processos e
ações, quem ficará responsável por cada ação?
Cuidado para não designar pessoas erradas ou irresponsáveis para
realizar determinadas ações, pois isso pode prejudicar o prazo (When) e custos
(How Much).
5 – When?
Pergunta a ser respondida: Quando será feito?
Todo bom planejamento possui um prazo determinado para que o
objetivo principal seja alcançado. Assim, nesta parte a resposta deve ser uma
data para a execução da ação.
1 – How?
Pergunta a ser respondida: Como será feito?
Detalhe qual o processo que será feito para atingir o seu
objetivo. Tente ser o mais específico possível.
2 – How Much?
Pergunta a ser respondida: Quanto irá gastar?
Chegou o momento de mexer no bolso e ver o quanto irá
gastar com este plano de ação. Não se esqueça de incluir todas as despesas com
pessoal (Who), equipamentos, processos, etc. Por isso é importante seguir as
etapas anteriores de maneira correta para fazer o cálculo preciso de quanto
custará e ver se isso se adéqua aos seus recursos disponíveis.
Respondidas as perguntas de maneira correta, sua planilha 5W2H estará completa e depois é só colocar
tudo em prática para ganhar muito mais dinheiro em sua empresa.
